Guide de transcription dans Word
Guide pratique : comment transcrire l'audio en texte dans Word
Ce guide explique comment transcrire l'audio en texte dans Word : il aborde l'enregistrement, les commandes de la fonction Transcrire de Word et les corrections à apporter avant d'utiliser le résultat. La transcription automatique de l'audio en texte produit un brouillon, qui ne dispense pas de réécouter l'enregistrement.
prérequis
Préparez l'enregistrement, vérifiez que la fonction Transcrire apparaît dans votre version de Word et prévoyez de comparer le résultat de la transcription audio en texte à l'enregistrement d'origine. La disponibilité dépend de votre compte Microsoft et de votre environnement Word.
étapes numérotées
Les étapes ci-dessous utilisent la fonction Transcrire de Word, et non la saisie au clavier ou la fonction Dictée en direct. Les noms des menus et la disponibilité des fonctions peuvent varier : vérifiez les commandes affichées dans votre compte.
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Vérifiez votre accès et préparez l'enregistrement
Ouvrez Word pour le web avec un compte ayant accès à la fonction Transcrire. Dans un document, cherchez Dictée sous l'onglet Accueil, puis l'option Transcrire. Si vous ne la voyez pas, vérifiez votre compte, votre abonnement, votre navigateur et les paramètres de votre organisation avant de conclure que l'enregistrement est en cause. Conservez une copie de l'enregistrement audio d'origine. Écoutez-en un court extrait pour vérifier qu'il contient des paroles, que le volume est correct et que vous avez l'autorisation de le téléverser. Une voix plus claire facilite la correction du brouillon issu de la transcription audio en texte.
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2
Choisissez entre téléverser et enregistrer
Pour un enregistrement existant, sélectionnez Transcrire, puis Téléverser un fichier audio ; choisissez un type de fichier actuellement accepté par Word. Si vous devez enregistrer des paroles maintenant, utilisez plutôt Démarrer l'enregistrement, autorisez l'accès au microphone lorsque vous y êtes invité, puis arrêtez et enregistrez l'enregistrement une fois terminé. Il s'agit de deux méthodes différentes : Dictée saisit les mots à mesure que vous parlez, tandis que Transcrire traite un enregistrement et affiche une transcription à vérifier. Si vous ne savez plus quelle méthode vous avez utilisée, cherchez un volet de transcription contenant des segments, plutôt que de vous attendre à voir le texte apparaître immédiatement dans le document.
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Attendez le brouillon et vérifiez les locuteurs
Laissez le volet de transcription ouvert pendant que Word traite l'enregistrement. Le temps de traitement dépend de l'enregistrement et du service ; ne considérez pas qu'une attente signifie nécessairement que le téléversement a échoué. Une fois les segments affichés, écoutez plusieurs passages et comparez le brouillon de la transcription audio en texte à ce que vous entendez. Vérifiez les noms, les dates, les nombres et les mots prononcés sur fond de bruit. Les étiquettes des locuteurs sont un point de départ utile, mais elles peuvent être erronées lorsque des voix se chevauchent ou se ressemblent. Renommez les locuteurs uniquement si l'enregistrement vous permet de les identifier avec certitude.
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4
Corrigez la transcription avant de l'insérer
Corrigez les segments erronés dans le volet Transcrire en réécoutant les passages difficiles plutôt qu'en devinant. Si un mot reste inintelligible, signalez-le clairement. Utilisez ensuite l'option de Word permettant d'ajouter la transcription complète ou certains passages à votre document, si elle est disponible dans votre interface. Relisez séparément le texte inséré : les paragraphes, les noms des locuteurs et la ponctuation peuvent nécessiter une nouvelle vérification pour améliorer la lisibilité. C'est à ce stade que la transcription audio en texte devient un document utilisable, plutôt qu'un brouillon automatique non vérifié.
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Enregistrez et vérifiez le document terminé
Donnez au document un nom descriptif, vérifiez qu'il est enregistré à l'emplacement souhaité, puis rouvrez-le ou prévisualisez-le avant de le partager. Comparez quelques passages à l'enregistrement audio d'origine, en particulier les citations ou les décisions importantes. Supprimez les détails liés à l'enregistrement qui ne doivent pas être partagés et assurez-vous que les destinataires disposent des droits d'accès appropriés au document. Si vous modifiez ensuite la transcription dans Word, ne supposez pas que ces modifications ont aussi changé l'enregistrement d'origine ou toutes les autres copies de la transcription.
erreurs courantes et solutions
La plupart des problèmes surviennent avant ou pendant la transcription. Pour les résoudre, il faut souvent vérifier l’accès, améliorer l’enregistrement source ou corriger la première version.
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L’option Transcribe est absente
Ce guide ne peut pas activer une fonctionnalité que votre compte Word, votre abonnement, votre administrateur ou votre environnement ne propose pas. La présence de Dictate dans le ruban ne signifie pas à elle seule que la transcription d’un enregistrement audio est disponible.
Solution de contournementConsultez les conditions d’accès actuelles à Transcribe publiées par Microsoft pour votre compte et essayez un environnement Word pris en charge. Si vous n’y avez pas accès, utilisez un autre outil de transcription, puis collez le texte vérifié dans Word.
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L’enregistrement ne se téléverse pas
Word ne peut pas traiter tous les fichiers ni réparer un enregistrement endommagé. L’extension d’un fichier ne suffit pas à garantir qu’il est valide. Les limites du service ou une interruption du navigateur peuvent également empêcher le téléversement.
Solution de contournementVérifiez les formats acceptés et les limites actuellement indiqués par Microsoft, assurez-vous que le fichier peut être lu sur votre appareil, puis réessayez avec une copie dans un format pris en charge. Conservez l’original intact lorsque vous convertissez le fichier.
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Les noms et les locuteurs sont incorrects
La conversion automatique d’audio en texte ne permet pas d’identifier avec fiabilité chaque personne, terme technique, accent ou voix qui se superpose à une autre. Une ponctuation soignée peut donner à une phrase erronée une apparence de certitude.
Solution de contournementRéécoutez le passage concerné, vérifiez les noms auprès d’une source fiable et signalez les passages incertains au lieu d’inventer des mots ou l’identité des locuteurs.
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Les enregistrements sensibles exigent des précautions particulières
Téléverser un enregistrement pour le faire transcrire ne revient pas à le conserver uniquement sur votre appareil. Ce guide ne peut pas déterminer si l’utilisation d’un service en ligne donné est autorisée pour un enregistrement professionnel, client ou d’entretien.
Solution de contournementObtenez tout consentement requis, respectez les règles de votre organisation en matière de conservation des données et de confidentialité, et retirez tout contenu que vous n’êtes pas autorisé à partager.
conseils avancés
Rendez la transcription utile au-delà de la première version
Pour un long entretien ou une longue réunion, vérifiez d’abord les passages contenant des noms, des chiffres, des engagements ou des citations : des erreurs à ces endroits peuvent modifier le sens du document. Utilisez des étiquettes cohérentes pour les locuteurs et distinguez la transcription fidèle de tout résumé rédigé par la suite. Si l’enregistrement est parasité, préparer une copie plus claire avant la transcription peut aider, mais comparez le texte final à l’enregistrement original. Lorsque vous partagez un texte produit dans Word, précisez s’il s’agit d’une transcription mot à mot, d’une version légèrement corrigée ou d’un résumé, afin que les lecteurs sachent ce que représente le texte. Audio To Text offre une autre piste pour explorer la transcription ; vérifiez les fonctionnalités et les conditions du service de destination avant d’y téléverser un enregistrement.
Explorer la transcription- Conservez l’enregistrement original pour vérification
- Signalez les mots incertains au lieu de les deviner
- Vérifiez les accès avant de partager
FAQ du tutoriel
Dans un environnement Word compatible, ouvrez un document, repérez Transcrire sous Accueil et Dicter, puis importez un enregistrement existant ou enregistrez de nouvelles paroles. Comparez les segments obtenus avec l’audio, corrigez les erreurs et ajoutez la transcription vérifiée au document. Si Transcrire n’apparaît pas, vérifiez si votre compte donne actuellement accès à cette fonctionnalité plutôt que de la chercher dans la zone de texte habituelle de Dicter.
Oui, si Transcrire est disponible pour votre compte, son option Importer un fichier audio permet d’utiliser des enregistrements existants. Consultez la liste actuelle de Microsoft des types de fichiers acceptés et des limites applicables avant l’importation. Un fichier illisible en local peut nécessiter une réparation avant qu’un service de transcription puisse l’utiliser.
Non. Dicter sert à saisir vos paroles dans un document pendant que vous parlez, tandis que Transcrire traite un enregistrement audio et présente des segments que vous pouvez examiner et modifier. Les commandes peuvent être proches, mais choisissez Transcrire si vous disposez déjà d’un enregistrement.
Écoutez le segment dans le volet Transcrire et corrigez les mots que vous pouvez vérifier à l’écoute. Vérifiez les noms, les nombres, l’attribution des locuteurs et les passages peu clairs avant d’ajouter le texte au document. Après l’insertion, relisez le document : la mise en forme et les modifications ultérieures peuvent introduire d’autres erreurs.
Vérifiez d’abord que votre environnement et votre compte prennent actuellement en charge cette fonctionnalité. Votre abonnement, les politiques de votre organisation ou l’interface disponible peuvent influer sur les options affichées. Si elle reste indisponible, créez et vérifiez la transcription par une autre méthode autorisée, puis insérez le texte final dans Word.