Wordの文字起こしガイド
実践ガイド：Wordで音声をテキストに変換する方法
このWordで音声をテキストに変換する方法のガイドでは、録音、Wordの文字起こし機能の操作、結果を使う前に必要な修正について説明します。自動で音声をテキストに変換した結果は下書きであり、音声を聞き直す代わりにはなりません。
録音を用意し、お使いのWordで文字起こし機能が表示されることを確認して、音声をテキストに変換した結果を元の音声と照らし合わせる準備をしましょう。利用できるかどうかは、MicrosoftアカウントとWordの利用環境によって異なります。
手順
以下の手順では、通常の手入力やリアルタイムのディクテーションではなく、Wordの文字起こし機能を使います。メニュー名や機能の利用可否は異なる場合があるため、ご自身のアカウントに表示される操作項目を確認してください。
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利用できるか確認し、録音を準備する
文字起こし機能を利用できるアカウントでWord for the webを開きます。文書内の［ホーム］で［ディクテーション］と、その中の［文字起こし］を探してください。表示されない場合は、録音に問題があると判断する前に、アカウント、サブスクリプション、ブラウザー、組織の設定を確認しましょう。元の音声のコピーは残しておいてください。少し再生して、音声に発話が含まれていること、音量が適切であること、アップロードする許可を得ていることを確認します。発話が明瞭なほど、音声をテキストに変換した下書きの修正が容易になります。
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2
アップロードか録音を選ぶ
既存の録音を使う場合は、［文字起こし］、続いて［音声のアップロード］を選び、現在Wordが対応している形式のファイルを指定します。これから音声を収録する場合は、代わりに［録音を開始］を使い、求められたらマイクへのアクセスを許可し、終了後に録音を停止して保存します。この2つは異なる方法です。ディクテーションは話した言葉をその場で入力しますが、文字起こしは録音を処理し、確認用の書き起こしを表示します。どちらを使ったか分からない場合は、文書にすぐ文字が現れることを期待するのではなく、区切られた発話が表示される文字起こしウィンドウを探してください。
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3
下書きの完成を待ち、話者を確認する
Wordが録音を処理している間は、文字起こしウィンドウを開いたままにします。処理時間は録音やサービスの状況によって異なります。しばらく動きがなくても、アップロードに失敗したとは限りません。発話が表示されたら、複数の箇所を再生し、音声をテキストに変換した下書きを聞こえた内容と照らし合わせます。名前、日付、数字、周囲の雑音に重なって発せられた言葉を確認してください。話者ラベルは確認の手がかりになりますが、声が重なったり似ていたりすると、間違っている場合があります。録音から確実に特定できる場合にのみ、話者名を変更してください。
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4
文書に挿入する前に書き起こしを修正する
聞き取りにくい箇所は推測せずに再生し直し、文字起こしウィンドウで誤った箇所を修正します。どうしても聞き取れない言葉は、その旨が分かる表記を残してください。その後、お使いの画面で利用できる場合は、書き起こしの全文または選択した部分を文書に追加するWordのオプションを使います。挿入したテキストも別途確認してください。読みやすくするには、段落、話者名、句読点をさらに見直す必要があるかもしれません。この確認を経て、音声をテキストに変換した結果は、未確認の機械生成の下書きから、使える文書になります。
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5
完成した文書を保存して確認する
文書に内容が分かる名前を付け、意図した場所に保存されていることを確認し、共有前に開き直すかプレビューします。特に重要な引用や決定事項については、いくつかの箇所を元の音声と照らし合わせてください。共有すべきでない録音関連の情報を削除し、共有相手に適切な文書へのアクセス権があることを確認します。後からWordで書き起こしを修正しても、その変更が元の録音や別の場所にあるすべての書き起こしのコピーに反映されるとは限りません。
よくあるエラーと対処法
ほとんどの問題は文字起こしの前か最中に起こります。対処には、利用権限の確認、元の音声の改善、下書きの修正が必要になることがよくあります。
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Transcribeが表示されない
このガイドでは、お使いのWordアカウント、サブスクリプション、管理者、または利用環境で提供されていない機能を有効にすることはできません。リボンにDictateが表示されていても、録音済み音声の文字起こしが利用できるとは限りません。
対処法お使いのアカウントに適用されるMicrosoftの最新のTranscribe利用要件を確認し、対応するWord環境で試してください。利用できない場合は、別の方法で文字起こしを行い、確認済みのテキストをWordに貼り付けてください。
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録音ファイルをアップロードできない
Wordですべてのファイルを処理したり、破損した録音を修復したりすることはできません。拡張子だけではファイルが有効かどうかは判断できず、サービスの制限やブラウザーの中断によってアップロードが止まることもあります。
対処法Microsoftが現在受け付けている形式と制限を確認し、ファイルが手元の端末で再生できることを確かめたうえで、対応形式のコピーを使って再試行してください。形式を変換する際は、元のファイルを変更せずに保管してください。
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名前や話者が間違っている
自動で音声をテキストに変換しても、すべての人物、専門用語、アクセント、重なった声を正確に識別できるわけではありません。句読点が整っていると、誤った文でも正しく見えてしまうことがあります。
対処法該当箇所を聞き直し、信頼できる資料で名前を確認してください。不確かな箇所は、言葉や話者を推測で補わず、その旨を示してください。
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機密性の高い音声には特別な取り扱いが必要
文字起こしのために録音をアップロードすることは、端末内だけに保存しておくこととは異なります。このガイドでは、職場、クライアント、またはインタビューの録音を特定のオンラインサービスで扱うことが承認されているかどうかは判断できません。
対処法必要な同意を得て、所属組織の保存期間とプライバシーに関する規則に従い、共有する権限のない内容は削除してください。
応用のヒント
最初の下書きだけで終わらない、役立つ文字起こしに
長いインタビューや会議では、まず名前、数値、約束事項、引用を含む箇所を確認してください。そこに誤りがあると、文書の意味が変わる可能性があります。話者の表記を統一し、発言に忠実な文字起こしと、その後に作成する要約を分けてください。録音に雑音が多い場合は、文字起こしの前により明瞭なコピーを用意すると改善することがありますが、最終的なテキストは元の音声と照合してください。Wordで作成した内容を共有する際は、逐語記録、軽く編集したもの、要約のいずれかを明示し、読者がテキストの性質を把握できるようにしてください。Audio To Textでは、別の方法で文字起こしを試せます。録音をアップロードする前に、アップロード先の機能と利用規約を確認してください。
文字起こしを試す- 確認用に元の録音を保管する
- 推測せず、不確かな言葉に印を付ける
- 共有前にアクセス権を確認する
チュートリアル FAQ
サポートされているWord環境でドキュメントを開き、「ホーム」タブの「ディクテーション」にある「文字起こし」を見つけます。その後、既存の録音をアップロードするか、新しい音声を録音します。生成されたセグメントを音声と照合して確認し、誤りを修正してから、確認済みの文字起こしをドキュメントに追加します。「文字起こし」が表示されない場合は、通常の「ディクテーション」のテキストボックスで探すのではなく、アカウントで現在利用できる機能を確認してください。
はい。アカウントで「文字起こし」を利用できる場合、その「音声をアップロード」オプションは既存の録音に使用できます。アップロードする前に、Microsoftが現在指定している対応ファイル形式と適用される制限を確認してください。ローカルで再生できないファイルは、文字起こしサービスで使用する前に修復が必要になる場合があります。
いいえ。「ディクテーション」は話している内容をそのままドキュメントに入力するための機能です。一方、「文字起こし」は録音済みの音声を処理し、確認や編集ができるセグメントとして表示します。コントロールが近くに表示される場合がありますが、すでに録音がある場合は「文字起こし」を選択してください。
「文字起こし」ウィンドウでセグメントを再生し、聞いて確認できる単語を編集します。ドキュメントに追加する前に、名前、数字、話者の割り当て、不明瞭な箇所を確認してください。挿入後もドキュメントをもう一度読み返してください。書式設定や後からの編集によって、別の誤りが生じる可能性があるためです。
まず、現在この機能をサポートしている環境とアカウントを使用していることを確認してください。サブスクリプション、組織のポリシー、利用可能なインターフェースによって、表示される項目が異なる場合があります。それでも利用できない場合は、別の許可されたワークフローで文字起こしを作成して確認し、完成したテキストをWordに貼り付けてください。