Anleitung zur Transkription in Word
Eine praktische Schritt-für-Schritt-Anleitung: So transkribieren Sie Audio in Text in Word
Diese Anleitung zum Transkribieren von Audio in Text in Word behandelt die Aufnahme, die Transkribieren-Funktion von Word und die Bearbeitungsschritte, die vor der Verwendung des Ergebnisses nötig sind. Automatisch erzeugter Audio in Text ist ein Entwurf und ersetzt nicht das erneute Anhören.
Voraussetzungen
Halten Sie die Aufnahme bereit, prüfen Sie, ob die Transkribieren-Funktion in Ihrer Word-Version angezeigt wird, und planen Sie ein, das Audio-in-Text-Ergebnis mit der Originalaufnahme abzugleichen. Die Verfügbarkeit hängt von Ihrem Microsoft-Konto und Ihrer Word-Umgebung ab.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Die folgenden Schritte verwenden die Transkribieren-Funktion von Word, nicht die gewöhnliche Texteingabe oder das Live-Diktieren. Menünamen und Verfügbarkeit können variieren. Prüfen Sie daher, welche Bedienelemente in Ihrem Konto angezeigt werden.
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Zugriff prüfen und Aufnahme vorbereiten
Öffnen Sie Word für das Web mit einem Konto, das Zugriff auf die Transkribieren-Funktion hat. Suchen Sie in einem Dokument unter Start nach Diktieren und der zugehörigen Option „Transkribieren“. Falls sie nicht angezeigt wird, prüfen Sie Ihr Konto, Ihr Abonnement, Ihren Browser und die Einstellungen Ihrer Organisation, bevor Sie ein Problem mit der Aufnahme vermuten. Bewahren Sie eine Originalkopie Ihrer Audiodatei auf. Hören Sie kurz hinein, um zu prüfen, ob Sprache zu hören ist, die Lautstärke angemessen ist und Sie die Aufnahme hochladen dürfen. Je deutlicher die Sprache, desto leichter lässt sich der spätere Audio-in-Text-Entwurf korrigieren.
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2
Aufnahme hochladen oder aufzeichnen
Wählen Sie für eine vorhandene Aufnahme „Transkribieren“ und dann „Audio hochladen“. Wählen Sie einen Dateityp, den Word derzeit akzeptiert. Wenn Sie Sprache jetzt aufnehmen möchten, verwenden Sie stattdessen „Aufzeichnung starten“, gewähren Sie auf Aufforderung Zugriff auf das Mikrofon und beenden und speichern Sie die Aufnahme, wenn Sie fertig sind. Das sind unterschiedliche Wege: „Diktieren“ fügt Wörter während des Sprechens ein, während „Transkribieren“ eine Aufnahme verarbeitet und ein Transkript zur Überprüfung bereitstellt. Wenn Sie nicht sicher sind, welchen Weg Sie gewählt haben, achten Sie auf einen Transkriptbereich mit Abschnitten, statt zu erwarten, dass der Text sofort im Dokument erscheint.
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3
Auf den Entwurf warten und Sprecher prüfen
Lassen Sie den Transkriptionsbereich geöffnet, während Word die Aufnahme verarbeitet. Die Verarbeitungsdauer hängt von der Aufnahme und vom Dienst ab; eine Pause bedeutet nicht zwangsläufig, dass der Upload fehlgeschlagen ist. Sobald Abschnitte erscheinen, spielen Sie mehrere Stellen ab und vergleichen Sie den Audio-in-Text-Entwurf mit dem Gehörten. Prüfen Sie Namen, Daten, Zahlen und Wörter, die bei Hintergrundgeräuschen gesprochen wurden. Sprecherkennzeichnungen sind ein hilfreicher Ausgangspunkt, können aber falsch sein, wenn sich Stimmen überschneiden oder ähnlich klingen. Benennen Sie Sprecher nur um, wenn Sie sie anhand der Aufnahme sicher identifizieren können.
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4
Transkript vor dem Einfügen korrigieren
Korrigieren Sie fehlerhafte Abschnitte im Transkribieren-Bereich und spielen Sie schwierige Stellen erneut ab, statt zu raten. Kennzeichnen Sie Unsicherheiten eindeutig, wenn ein Wort unverständlich bleibt. Verwenden Sie anschließend die Word-Option, um das vollständige Transkript oder ausgewählte Abschnitte in Ihr Dokument einzufügen, sofern diese Option in Ihrer Benutzeroberfläche verfügbar ist. Prüfen Sie den eingefügten Text gesondert: Absätze, Sprechernamen und Zeichensetzung benötigen möglicherweise eine weitere Überarbeitung, damit der Text gut lesbar ist. Erst an diesem Punkt wird aus Audio in Text ein nutzbares Dokument statt eines ungeprüften, maschinell erstellten Entwurfs.
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5
Fertiges Dokument speichern und überprüfen
Geben Sie dem Dokument einen aussagekräftigen Namen, vergewissern Sie sich, dass es am gewünschten Ort gespeichert ist, und öffnen Sie es erneut oder sehen Sie sich eine Vorschau an, bevor Sie es teilen. Gleichen Sie einige Stellen mit der Originalaufnahme ab, insbesondere wichtige Zitate oder Entscheidungen. Entfernen Sie Angaben zur Aufnahme, die nicht weitergegeben werden sollten, und stellen Sie sicher, dass die Empfänger die passenden Zugriffsrechte für das Dokument haben. Wenn Sie das Transkript später in Word überarbeiten, gehen Sie nicht davon aus, dass diese Änderungen auch die Originalaufnahme oder alle anderen Kopien des Transkripts verändert haben.
Häufige Fehler und Lösungen
Die meisten Probleme entstehen vor oder während der Transkription, während die Lösungen oft darin bestehen, den Zugriff zu prüfen, die Audioquelle zu verbessern oder den Entwurf zu bearbeiten.
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„Transcribe“ fehlt
Dieser Leitfaden kann keine Funktion aktivieren, die Ihr Word-Konto, Ihr Abonnement, Ihr Administrator oder Ihre Umgebung nicht bereitstellt. Dass „Diktieren“ im Menüband angezeigt wird, bedeutet allein nicht, dass die Transkription aufgezeichneter Audiodateien verfügbar ist.
ÜbergangslösungPrüfen Sie die aktuellen Transcribe-Anforderungen von Microsoft für Ihr Konto und versuchen Sie es in der unterstützten Word-Umgebung. Falls kein Zugriff verfügbar ist, verwenden Sie einen separaten Transkriptionsworkflow und fügen Sie den geprüften Text in Word ein.
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Die Aufzeichnung kann nicht hochgeladen werden
Word kann nicht jede Datei verarbeiten oder eine beschädigte Aufzeichnung reparieren. Eine Dateiendung allein bestätigt nicht, dass die Datei gültig ist, und auch Dienstlimits oder eine Unterbrechung im Browser können einen Upload verhindern.
ÜbergangslösungPrüfen Sie die aktuell akzeptierten Formate und Limits von Microsoft, stellen Sie sicher, dass die Datei lokal abgespielt werden kann, und versuchen Sie es erneut mit einer unterstützten Kopie. Bewahren Sie beim Konvertieren von Formaten das Original unverändert auf.
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Namen und Sprecher sind falsch
Automatisches Audio in Text kann nicht jede Person, jeden Fachbegriff, Akzent oder jede sich überschneidende Stimme zuverlässig erkennen. Eine sorgfältig gesetzte Zeichensetzung kann einen falschen Satz sicherer erscheinen lassen, als er tatsächlich ist.
ÜbergangslösungSpielen Sie den relevanten Abschnitt erneut ab, prüfen Sie Namen anhand einer vertrauenswürdigen Quelle und kennzeichnen Sie unsichere Passagen, statt Wörter oder Sprecheridentitäten zu erfinden.
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Sensible Audioaufnahmen erfordern besondere Maßnahmen
Das Hochladen einer Aufzeichnung zur Transkription ist nicht dasselbe, wie sie ausschließlich auf Ihrem Gerät aufzubewahren. Dieser Leitfaden kann nicht feststellen, ob eine Aufzeichnung aus dem Arbeitsumfeld, von einem Kunden oder aus einem Interview für einen bestimmten Onlinedienst freigegeben ist.
ÜbergangslösungHolen Sie gegebenenfalls erforderliche Einwilligungen ein, befolgen Sie die Aufbewahrungs- und Datenschutzregeln Ihrer Organisation und entfernen Sie Material, zu dessen Weitergabe Sie nicht berechtigt sind.
Erweiterte Tipps
Machen Sie das Transkript über den ersten Entwurf hinaus nützlich
Bei einem langen Interview oder einer Besprechung sollten Sie zunächst die Passagen prüfen, die Namen, Zahlen, Zusagen oder Zitate enthalten, da Fehler dort die Bedeutung des Dokuments verändern können. Verwenden Sie Sprecherbezeichnungen einheitlich und trennen Sie ein wortgetreues Transkript von jeder Zusammenfassung, die Sie anschließend verfassen. Wenn die Aufzeichnung verrauscht ist, kann es helfen, vor der Transkription eine klarere Kopie zu erstellen; vergleichen Sie den fertigen Text jedoch mit der Originalaufnahme. Geben Sie beim Teilen von in Word erstellten Arbeiten an, ob sie wortgetreu, leicht bearbeitet oder zusammengefasst sind, damit die Leser wissen, was der Text darstellt. Audio To Text bietet eine Möglichkeit, Transkription separat zu erkunden. Prüfen Sie vor dem Hochladen einer Aufzeichnung die Funktionen und Bedingungen des jeweiligen Ziels.
Transkription erkunden- Bewahren Sie die Originalaufzeichnung zur Überprüfung auf
- Markieren Sie unsichere Wörter, statt zu raten
- Prüfen Sie den Zugriff vor dem Teilen
Tutorial-FAQ
Öffnen Sie in einer unterstützten Word-Umgebung ein Dokument, suchen Sie unter „Start“ und „Diktieren“ nach „Transkribieren“ und laden Sie anschließend eine vorhandene Aufnahme hoch oder nehmen Sie neue Sprache auf. Überprüfen Sie die resultierenden Segmente anhand des Audios, korrigieren Sie Fehler und fügen Sie das überprüfte Transkript in das Dokument ein. Wenn „Transkribieren“ nicht angezeigt wird, überprüfen Sie den aktuellen Funktionszugriff Ihres Kontos, anstatt danach im gewöhnlichen Textfeld von „Diktieren“ zu suchen.
Ja. Wenn „Transkribieren“ für Ihr Konto verfügbar ist, ist die Option „Audio hochladen“ für vorhandene Aufnahmen vorgesehen. Überprüfen Sie vor dem Hochladen die aktuelle Liste der von Microsoft akzeptierten Dateitypen und die geltenden Limits. Eine Datei, die lokal nicht abgespielt werden kann, muss möglicherweise repariert werden, bevor ein Transkriptionsdienst sie verwenden kann.
Nein. „Diktieren“ dient dazu, während des Sprechens Sprache in ein Dokument einzugeben, während „Transkribieren“ mit aufgezeichnetem Audio arbeitet und Segmente anzeigt, die Sie überprüfen und bearbeiten können. Die Steuerelemente befinden sich möglicherweise nahe beieinander. Wählen Sie jedoch „Transkribieren“, wenn bereits eine Aufnahme vorhanden ist.
Spielen Sie das Segment im Bereich „Transkribieren“ ab und bearbeiten Sie die Wörter, die Sie durch Zuhören überprüfen können. Überprüfen Sie Namen, Zahlen, Sprecherzuordnungen und unklare Passagen, bevor Sie den Text in das Dokument einfügen. Lesen Sie das Dokument nach dem Einfügen erneut durch, da Formatierungen und spätere Bearbeitungen zusätzliche Fehler verursachen können.
Überprüfen Sie zunächst, ob Sie eine Umgebung und ein Konto verwenden, die die Funktion derzeit unterstützen. Ihr Abonnement, die Richtlinien Ihrer Organisation oder die verfügbare Benutzeroberfläche können beeinflussen, was angezeigt wird. Wenn die Funktion weiterhin nicht verfügbar ist, erstellen und überprüfen Sie das Transkript über einen anderen zulässigen Workflow und fügen Sie den fertigen Text anschließend in Word ein.