Guia de transcrição no Word
Passo a passo prático: como transcrever áudio para texto no Word
Este guia sobre como transcrever áudio para texto no Word aborda a gravação, os controles de transcrição do Word e as correções necessárias antes de usar o resultado. A transcrição automática de áudio para texto é um rascunho, não substitui a conferência da gravação.
pré-requisitos
Tenha a gravação em mãos, confirme que a opção Transcrever aparece na sua versão do Word e planeje conferir o resultado da conversão de áudio para texto com a gravação original. A disponibilidade depende da sua conta Microsoft e do ambiente do Word.
passo a passo numerado
As etapas abaixo usam o recurso Transcrever do Word, não a digitação comum nem o recurso Ditar em tempo real. Os nomes dos menus e a disponibilidade podem variar. Por isso, confira os controles exibidos na sua conta.
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Verifique o acesso e prepare a gravação
Abra o Word para a Web com uma conta que tenha acesso ao recurso Transcrever. Em um documento, procure a opção Ditar na guia Página Inicial e, nela, a opção Transcrever. Se não a encontrar, verifique sua conta, assinatura, navegador e as configurações da sua organização antes de concluir que o problema está na gravação. Guarde uma cópia do áudio original. Ouça um trecho para confirmar que há fala, que o volume está adequado e que você tem permissão para enviar o arquivo. Quanto mais clara for a fala, mais fácil será corrigir o rascunho de áudio para texto.
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Escolha entre enviar um arquivo e gravar
Se você já tiver uma gravação, selecione Transcrever e depois Carregar áudio; escolha um tipo de arquivo aceito atualmente pelo Word. Se precisar gravar a fala agora, use Iniciar gravação, conceda acesso ao microfone quando solicitado e, ao terminar, pare e salve a gravação. Esses são caminhos diferentes: Ditar insere as palavras enquanto você fala, enquanto Transcrever processa uma gravação e apresenta uma transcrição para revisão. Se não souber qual caminho seguiu, procure um painel de transcrição com trechos, em vez de esperar que o texto apareça imediatamente no documento.
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Aguarde o rascunho e confira os falantes
Mantenha o painel de transcrição aberto enquanto o Word processa a gravação. O tempo de processamento depende da gravação e do serviço; uma pausa não significa necessariamente que o envio falhou. Quando os trechos aparecerem, reproduza algumas passagens e compare o rascunho de áudio para texto com o que você ouve. Confira nomes, datas, números e palavras ditas em meio a ruídos de fundo. Os rótulos de identificação dos falantes são um ponto de partida útil, mas podem estar errados quando as vozes se sobrepõem ou são parecidas. Renomeie os falantes apenas quando conseguir identificá-los com segurança pela gravação.
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Corrija a transcrição antes de inseri-la
Corrija os trechos incorretos no painel Transcrever, reproduzindo novamente as partes difíceis em vez de tentar adivinhar. Se uma palavra continuar ininteligível, indique a incerteza de forma clara. Depois, use a opção do Word para adicionar a transcrição completa ou os trechos selecionados ao documento, caso ela esteja disponível na sua interface. Revise o texto inserido separadamente: parágrafos, nomes dos falantes e pontuação podem precisar de mais uma revisão para facilitar a leitura. É nesse momento que o áudio para texto se torna um documento utilizável, em vez de um rascunho automático não conferido.
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Salve e confira o documento final
Dê um nome descritivo ao documento, confirme que ele foi salvo no local desejado e abra-o novamente ou visualize-o antes de compartilhar. Compare algumas passagens com o áudio original, especialmente citações ou decisões importantes. Remova detalhes relacionados à gravação que não devem ser compartilhados e confira se os destinatários têm o acesso adequado ao documento. Se você revisar a transcrição posteriormente no Word, não presuma que essas alterações também modificaram a gravação original ou todas as outras cópias da transcrição.
erros comuns e soluções
A maioria dos problemas surge antes ou durante a transcrição, enquanto as soluções geralmente envolvem verificar o acesso, melhorar o áudio original ou editar o rascunho.
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A opção Transcribe não aparece
Este guia não pode habilitar um recurso que sua conta do Word, assinatura, administrador ou ambiente não oferece. O fato de a opção Dictate aparecer na faixa de opções não significa, por si só, que a transcrição de áudio gravado esteja disponível.
Solução alternativaConfira os requisitos atuais da Microsoft para o Transcribe na sua conta e experimente um ambiente do Word compatível. Se o acesso não estiver disponível, use outro método de transcrição e cole o texto revisado no Word.
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A gravação não é carregada
O Word não consegue processar todos os arquivos nem reparar uma gravação danificada. A extensão, por si só, não garante que o arquivo seja válido, e limites do serviço ou uma interrupção no navegador também podem impedir o carregamento.
Solução alternativaConfira os formatos aceitos e os limites atuais da Microsoft, confirme que o arquivo é reproduzido no seu dispositivo e tente novamente com uma cópia em um formato compatível. Mantenha o original intacto ao converter formatos.
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Os nomes e os falantes estão incorretos
A conversão automática de áudio para texto não consegue identificar com precisão todas as pessoas, termos técnicos, sotaques ou vozes sobrepostas. Uma pontuação bem elaborada pode fazer uma frase incorreta parecer mais confiável do que é.
Solução alternativaOuça novamente o trecho relevante, confira os nomes em uma fonte confiável e sinalize os trechos incertos em vez de inventar palavras ou identificar falantes sem certeza.
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Áudios sensíveis exigem cuidados especiais
Carregar uma gravação para transcrição não é o mesmo que mantê-la apenas no seu dispositivo. Este guia não pode determinar se uma gravação de trabalho, de um cliente ou de uma entrevista pode ser enviada a um determinado serviço online.
Solução alternativaObtenha o consentimento necessário, siga as regras de retenção e privacidade da sua organização e remova o material que você não tem autorização para compartilhar.
dicas avançadas
Faça com que a transcrição seja útil além do primeiro rascunho
Em uma entrevista ou reunião longa, revise primeiro os trechos que contêm nomes, números, compromissos ou citações; erros nesses pontos podem mudar o sentido do documento. Use identificações consistentes para os falantes e mantenha a transcrição fiel separada de qualquer resumo que você escrever depois. Se a gravação tiver muito ruído, preparar uma cópia mais nítida antes da transcrição pode ajudar, mas compare o texto final com o áudio original. Ao compartilhar um trabalho produzido no Word, informe se o texto é uma transcrição literal, uma versão levemente editada ou um resumo, para que os leitores saibam o que ele representa. O Audio To Text oferece uma opção para explorar a transcrição separadamente; confira os recursos e os termos do serviço de destino antes de carregar uma gravação.
Explore a transcrição- Guarde a gravação original para conferência
- Sinalize as palavras incertas em vez de adivinhar
- Revise as permissões de acesso antes de compartilhar
Perguntas frequentes do tutorial
Em uma versão do Word compatível com o recurso, abra um documento, encontre Transcrever em Página Inicial e Ditar e, em seguida, carregue uma gravação existente ou grave uma nova fala. Confira os trechos gerados ouvindo o áudio, corrija os erros e adicione a transcrição revisada ao documento. Se Transcrever não aparecer, verifique se sua conta tem acesso ao recurso, em vez de procurá-lo na caixa de texto comum do Ditar.
Sim. Quando Transcrever estiver disponível para sua conta, a opção Carregar áudio permite usar gravações existentes. Confira a lista atual da Microsoft de tipos de arquivo aceitos e os limites aplicáveis antes de carregar o arquivo. Se ele não for reproduzido no seu dispositivo, talvez precise ser reparado antes que qualquer serviço de transcrição possa usá-lo.
Não. Ditar serve para inserir a fala no documento enquanto você fala, enquanto Transcrever trabalha com áudio gravado e apresenta trechos que você pode conferir e editar. Os controles podem ficar próximos, mas escolha Transcrever se você já tiver uma gravação.
Reproduza o trecho no painel Transcrever e edite as palavras que você conseguir confirmar ouvindo o áudio. Confira nomes, números, a identificação de quem está falando e trechos pouco claros antes de adicionar o texto ao documento. Depois de inseri-lo, leia o documento novamente, pois a formatação e as edições posteriores podem introduzir outros erros.
Primeiro, verifique se você está usando uma versão do Word e uma conta que atualmente oferecem suporte ao recurso. Sua assinatura, as políticas da sua organização ou a interface disponível podem afetar o que aparece. Se o recurso continuar indisponível, faça e revise a transcrição por outro método permitido e, depois, coloque o texto final no Word.